Logo Netsis Verisini Web Sitesine ve Teklif Sistemine Bağlamak: Nereden Başlanır?

Veri zaten var, sorun ulaşmak

Logo Netsis kullanan bir işletmede stok kartları, cari hesaplar, fiyat listeleri ve depo bilgileri yıllardır düzenli olarak tutulur. Yani asıl değerli veri zaten elinizdedir. Sorun, bu verinin yalnızca Netsis ekranında yaşaması: web sitesi ayrı bir yerde elle güncellenir, teklifler Excel'de hazırlanır, satış ekibi “stokta var mı?” sorusu için depoyu arar.

Netsis verisini web sitesine ve teklif sistemine bağlamak bu kopukluğu kapatır. Ancak işe “her şeyi bağlayalım” diye başlamak çoğu zaman projeyi büyütür ve uzatır. Bu yazıda nereden başlamanın mantıklı olduğunu, sahada gördüğümüz sırayla anlatıyoruz.

Önce soruyu belirleyin: hangi bilgi, kimin işine yarayacak?

Entegrasyon bir teknik iş gibi görünse de ilk adım bir iş sorusudur. Aşağıdaki sorulara verdiğiniz cevaplar, neyin önce bağlanacağını belirler:

• Müşteriler sitede hangi bilgiyi arıyor? Ürün adı mı, OEM numarası mı, stok durumu mu?
• Teklif hazırlarken en çok zaman nereye gidiyor? Cari bilgisini bulmaya mı, fiyatı hesaplamaya mı, stok teyidine mi?
• Hangi bilgi dışarıya açık olabilir, hangisi kesinlikle içeride kalmalı? Maliyet, özel iskontolar ve cari bakiyeler genellikle ikinci gruptadır.

Bu sorular netleşmeden yapılan entegrasyon, gereğinden fazla veriyi taşır ve bakımı zorlaşır.

Netsis'teki veriyi tanıyın

Bağlantıyı kurmadan önce verinin kendisine bakmak gerekir. Stok kartlarında ürün adları tutarlı mı? OEM ve muadil numaraları ayrı alanlarda mı duruyor, yoksa açıklama satırına mı yazılmış? Birden fazla depo varsa hangi depo kodu satışa açık stoğu gösteriyor?

Kurucu ekibimiz yıllarca çok depolu bir yedek parça işletmesinde Netsis'i günlük işin merkezinde kullandı. O dönemden öğrendiğimiz en net şey şu: verinin nerede ve nasıl tutulduğunu bilmeden kurulan bağlantı, siteye yanlış ya da eksik bilgi taşır. Bu yüzden ilk iş, kullanılacak alanları sizin ekibinizle birlikte tek tek eşleştirmektir.

Tek yönlü ve salt okuma ile başlayın

En güvenli ilk adım, Netsis'ten veriyi yalnızca okuyan, tek yönlü bir aktarımdır. Programınızda hiçbir şeyi değiştirmeden, ihtiyaç duyulan alanları belirli aralıklarla okuyup web sitesine ya da teklif sistemine taşıyan bir ara katman kurulur.

Bu yaklaşımın üç faydası vardır:

• Netsis kurulumunuz ve günlük işleyişiniz etkilenmez.
• Erişim yalnızca gereken verilerle sınırlı kalır ve kayıt altında tutulur.
• Bir sorun olduğunda kaynak veriniz zarar görmez; aktarım düzeltilip yeniden çalıştırılır.

Netsis'e veri yazmak, örneğin web'den gelen bir siparişi doğrudan programa işlemek, daha sonraki bir aşamada ve kontrollü şekilde ele alınmalıdır.

Web sitesi tarafı: stok ve ürün kartları

Web sitesine bağlanacak ilk veri genellikle ürün kartları ve stok durumudur. Burada amaç sitenin bir e-ticaret mağazasına dönüşmesi değil; müşterinin aradığı parçayı bulması ve sizinle hızlıca iletişime geçmesidir.

Pratikte iyi çalışan yapı şöyledir: her ürünün kendi sayfası olur, sayfa başlığında ürün adı ve numarası yer alır, stok durumu “var / yok / sorunuz” gibi sade bir dille gösterilir ve fiyat için WhatsApp ya da telefon butonu bulunur. Kesin stok adedini ya da fiyatı göstermek istemiyorsanız bu alanlar aktarıma hiç dahil edilmez.

Ürünler elle girilmediği için site, ilk ayın heyecanı geçtikten sonra da güncel kalır. Bu konuyu daha ayrıntılı ele aldığımız yedek parça web sitesi rehberine de göz atabilirsiniz.

Teklif sistemi tarafı: cari, stok ve fiyat bir arada

Teklif sürecinde zaman kaybı çoğunlukla aynı bilgiyi farklı yerlerden toplamaktan doğar. Müşteri bilgisi Netsis'te, stok başka bir ekranda, fiyat bir Excel listesinde durur. Teklif sistemi bu üç bilgiyi tek ekranda bir araya getirdiğinde, satış ekibi sorguyu aldığı anda teklifi hazırlamaya başlayabilir.

Bu tarafta dikkat edilmesi gereken iki nokta vardır: teklifte kullanılan stok bilgisinin ne kadar güncel olduğu ve fiyatın nasıl hesaplandığı. Döviz kuru, müşteri grubu ve adet gibi kurallar teklif sisteminde açıkça tanımlanmalıdır. Kendi geliştirdiğimiz yedek parça sorgu, teklif ve satış sistemi bir bayide sahada kullanıldı ve bu kuralların ne kadar önemli olduğunu orada gördük.

Ne sıklıkla güncellenmeli?

Her verinin aynı hızda güncellenmesi gerekmez. Ürün adları ve açıklamaları günde bir kez aktarılabilir; stok durumu daha sık, örneğin saatlik güncellenebilir. Anlık stok gerçekten gerekiyorsa bu, ilk sürümden sonra ayrıca değerlendirilmelidir. Güncelleme sıklığını iş ihtiyacına göre seçmek, hem sistemi sade tutar hem de Netsis sunucunuza gereksiz yük bindirmez.

Küçük başlayın, sonra genişletin

Önerdiğimiz sıra genellikle şöyledir:

• Ürün kartları ve stok durumunun web sitesine tek yönlü aktarımı
• Teklif sisteminin cari ve stok bilgisini Netsis'ten okuması
• Elle hazırlanan günlük raporların otomatik üretilmesi
• Gerekirse, kontrollü ve kayıt altında Netsis'e veri yazma

Her adım bir öncekinin üzerine kurulur ve tek başına da işe yarar. Böylece büyük bir projeye bağlanmadan ilk faydayı kısa sürede görürsünüz; kapsamlı projelerde de ilk sürümü 30 gün içinde yayına almayı hedefliyoruz.

Başlamadan önce

• Web sitesinde ve teklif sisteminde hangi bilgilerin görüneceği belli mi?
• Dışarıya açılmayacak veriler (maliyet, özel iskonto, bakiye) listelendi mi?
• Stok kartlarındaki numara ve açıklama alanları tutarlı mı?
• Satışa açık stoğu hangi depo kodlarının gösterdiği belli mi?
• Sistem yöneticinizle erişim izinleri konuşuldu mu?

Bir sonraki adım

Orontes olarak Logo Netsis verisini web sitelerine, teklif sistemlerine ve raporlara bağlayan yazılımları kendi yazılım ekibimizle geliştiriyoruz. Önce kendi verinizle çalışan bir demo gösteriyor, ardından net bir teklif hazırlıyoruz. Ayrıntılar için Logo Netsis entegrasyonu ve yedek parça yazılımı sayfalarımıza göz atabilir ya da WhatsApp'tan yazabilirsiniz.